7schritte


Rücken Sie durch eine gelungene

Onlinepräsentation Ihre

Sammlungshöhepunkte in den Fokus.

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In sieben Schritten zum Ziel:

Möchten Sie Ihre private Sammlung neu organisieren? Oder handelt es sich um eine öffentliche Kunstsammlung mit vielen verschiedenen Abteilungen, deren Arbeit koordiniert werden muss? Jedem Projekt liegt eine Grundstruktur zugrunde, die entsprechend der Bedürfnisse des Kunden individuell angepasst wird.

Erfahren Sie mehr über unseren Projektablauf im Digitalen Sammlungsmanagement:

+ Step 1: Initialisierung

Gemeinsam werden die Grundvoraussetzungen und Rahmenbedingungen des Projekts geklärt. Um die Machbarkeit eines solchen Vorhabens realistisch einschätzen zu können, ist es wichtig, genau zu wissen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und welche weiteren personellen oder finanziellen Mittel benötigt werden. 

  • Was sind die Hauptziele der Digitalisierung?
  • Welche Meilensteine sollen in der Projektplanung berücksichtigt werden?
  • Wie viele Objekte sollen erschlossen werden?
  • Ist ausreichend Platz vorhanden, um die Kunstwerke gefahrlos zu transportieren, zu fotografieren und zu beschreiben?
  • Welches Personal steht zur Verfügung?
  • Wo können Gelder generiert werden, welche neuen und bereits vorhandenen Partner und Sponsoren können angesprochen werden?

+ Step 2: Bestandsaufnahme

Eine Analyse der gegenwärtigen Sammlungsverwaltung ist die zweite entscheidende Grundlage für das weitere Vorgehen. Dies kann, je nach Komplexität der internen Arbeitsstrukturen, ein sehr umfangreicher Arbeitsschritt sein. Folgende Fragen sollte man an dieser Stelle beantworten:

  • Muss die Sammlung erst geordnet und vielleicht neu nummeriert werden?
  • Wie umfassend und aktuell ist das bisherige Inventar (Eingangsbuch, Karteikarten, Excellisten etc.)?
  • Welche Daten könnte man in ein neues System importieren?

+ Step 3: Entwicklung eines Sollkonzepts

Das Ziel dieses Schrittes ist es, ein Pflichtenheft zu entwickeln, das die Anforderungen an die zu erwerbende Soft-und Hardware genau beschreibt. Im Detail wird nun geklärt, welche Informationen zu jedem Objekt erfasst und welche Arbeitsabläufe mit dem Sammlungsmanagementsystem abgebildet werden sollen. Man gewichtet das Material und entscheidet, mit welchen Sammlungsteilen begonnen werden soll. Außerdem werden bereits die langfristigen Ziele formuliert: In welcher Form sollen die erfassten Daten später aufbereitet und zur Verfügung gestellt werden?

+ Step 4: Marktanalyse

Die Kenntnis Ihrer Ziele, ihrer internen Strukturen und der Gestalt Ihrer Sammlung ermöglicht es nun, ein geeignetes System auszuwählen, das Ihre Bedürfnisse optimal abdeckt. Es werden nicht nur die unmittelbaren Anschaffungskosten, sondern auch Folgekosten, wie Wartung und Support ermittelt. Selbstverständlich werden ausschließlich seriöse Anbieter mit nachhaltigen Konzepten in die Marktanalyse aufgenommen.

+ Step 5: Durchführung der Digitalisierung

Nun werden die Arbeitsplätze vollständig eingerichtet, das Personal geschult und Richtlinien für die Erfassung der Informationen vermittelt. Sämtliche Digitalisierungsvorgänge werden regelmäßig kontrolliert und sichergestellt, dass das Vorgehen den internationalen Standards entspricht. Ziel ist es, die Etappenziele fristgerecht zu erreichen und den zuvor festgelegten Budgetrahmen einzuhalten.

+ Step 6: Onlinepräsentation der Sammlung

Angepasst an das Erscheinungsbild der eigenen Webseite wird eine Präsentation der Sammlung geplant, die einen ansprechenden Eindruck der Sammlung vermittelt.

  • Wer ist das Zielpublikum?
  • Wie kann die Objektsuche sinnvoll gelenkt werden, damit der Nutzer schnell zu den gesuchten Objekten gelangt?
  • Wie kann ein assoziativer Spaziergang durch die Sammlung realisiert werden?
  • Welche Informationen werden freigeschaltet und in welcher Qualität werden Abbildungen angeboten?
  • Wie können Suchergebnisse gespeichert und vielleicht eigene virtuelle Sammlungen angelegt werden?
  • Auf welchen Wegen lässt sich dieser große Schritt in die Zukunft Ihres Hauses in die Öffentlichkeit kommunizieren?

+ Step 7: Evaluation

Der Blick zurück ist unerlässlich, um das weitere Vorgehen planen zu können. Eine kontinuierliche Begleitung und Beratung bei allen Arbeitsabschnitten garantiert Ihren Projekterfolg.